La mise en œuvre des documents officiels numériques à l’aide de MesCertifMC a initialement été lancée en novembre 2022, en offrant une version numérique des relevés de notes officiels et des attestations d’études. Aujourd’hui, les étudiants ainsi que les anciens étudiants peuvent obtenir et transmettre des versions numériques de ces documents officiels.
MesCertifMC est une plateforme d’échange de documents et un site web mis en place par l’Association des registraires des universités et collèges du Canada (ARUCC) pour fournir des services de documents numériques. Cette solution infonuagique, déployée au Canada et dans d’autres pays, est soutenue par des associations de registraires et des groupes de travail qui s’intéressent à son évolution et à sa normalisation. Elle facilite le processus de transfert de documents et les interactions avec de tierces parties telles que d’autres écoles et employeurs, permettant aux étudiants de gérer et de transmettre plus facilement leurs documents officiels. La commande de documents officiels numériques se fait par l’intermédiaire de l’application existante d’achat de documents officiels, où les étudiants peuvent également continuer à commander des versions papier.
Selon Josée Néron (Gestionnaire des applications), « Cette mise en œuvre n’a pas été sans difficulté en raison du délai très court, mais l’équipe a su relever le défi ». L’exécution de ce projet a fait appel à de nombreuses ressources internes dans plusieurs départements et secteurs de l’Université afin d’assurer la cohésion et l’intégration de l’outil. Grâce à la flexibilité de l’équipe du projet et à la flexibilité de toutes les parties concernées, ce projet a été lancé conformément aux échéances prévues.
Une popularité croissante depuis son lancement
MesCertifMC a été rapidement adopté par la communauté universitaire. En fait, des documents numériques ont été commandés dès le jour du lancement ! À la mi-mai 2023, 70 % des demandes de relevés de notes officiels et de documents d’attestation d’études étaient des demandes pour des versions numériques.
À l’avenir, la plateforme pourrait également prendre en charge d’autres certifications ou reconnaissances, et être utilisée pour recevoir des renseignements similaires provenant d’autres sources. Ces fonctionnalités devront être explorées plus tard.