SharePoint Online de Microsoft permet de gérer et de partager des informations, de collaborer et optimiser les processus.
L’Université, en tirant parti de son investissement dans Microsoft 365, procédera au transfert de l’ensemble des documents dans DocuShare vers le nouveau système central de gestion des documents électroniques (SGDDE) qui sera intégré à SharePoint Online. C’est en positionnant stratégiquement un système central de gestion des documents et des dossiers électroniques qu’il sera possible à l’Université de disposer d’une plateforme offrant une solution intégrée en un seul système. Cette plateforme améliorera considérablement le partage et l’échange des informations, la collaboration au sein des équipes, l’accroissement de la productivité et le partage des connaissances tout en étant en conformité avec les exigences légales de la gestion de l’information.
Pourquoi changer maintenant
Le contrat de l’Université avec Xerox, propriétaire de DocuShare, prend fin en mail 2024. Ainsi, le transfert de DocuShare vers SharePoint Online est une étape primordiale dans la mise en place d’un système central de gestion des documents électroniques conformément au plan Transformation 2030.
Et le déploiement ?
Un processus rigoureux est mis en place : il consistera dans un premier temps, à transférer tous les documents de DocuShare vers SharePoint Online. Cette opération sera prise en charge par une entreprise externe en collaboration avec les Technologies de l’information qui analyseront de manière rigoureuse les processus de travail et les fichiers de chaque faculté et service, et mettront en place un site pour chacune d’elles, et ensuite procéderont au transfert.
Les transferts seront effectués par vagues successives et s’étaleront jusqu’en mai 2024. Les collections seront regroupées par secteurs ayant des caractéristiques similaires.
Des ressources pour vous
Des ressources relatives au projet sont disponibles sous la forme d’un site Web dédié qui contient des informations sur le projet, les changements, les processus de transfert ainsi que le calendrier de déploiement, les dates prévues des sessions d’information et de formation et un questionnaire de rétroaction. Et également du soutien et des conseils sous forme de tutoriels, d’aide-mémoires et de vidéos pour vous aider à vous lancer en tant qu’utilisateur de SharePoint Online.
Le site Web est évolutif; du contenu y est ajouté de manière hebdomadaire. Revenez-y chaque fois que vous le trouvez nécessaire et… soyez taillés pour le succès !