Nous vous présentons QLess : une plateforme de gestion des files d’attente et de prise de rendez-vous qui utilise une technologie virtuelle et automatisée pour éliminer les files d’attente physiques et les longues périodes d’attente sur le campus.
« QLess est une bénédiction déguisée! Nous savons tous que le confinement est très difficile présentement, mais surtout pour nos étudiants qui sont anxieux et n’arrivent pas à obtenir de l’aide rapidement étant donné que nos bureaux en présentiel ne sont plus accessibles. Qless nous a permis de contrer cet obstacle en utilisant ses fonctionnalités de file d’attente et de prise de rendez-vous (conjointement avec MS Teams) pour continuer d’offrir un service de première ligne, à distance. », déclare Katrine D’Arcy, coordinatrice des services scolaires à la Faculté de génie.
Dans le cadre d’un partenariat entre les Technologies de l’information, le Cabinet de la provost et vice-rectrice aux affaires académiques et les facultés, le logiciel a été mis en place pour la plupart des Bureaux d’études de premier cycle. Les services (y compris la bibliothèque, le régime Coop, les Ressources humaines et le Service de l’aide financière et des bourses) ont également exprimé un grand intérêt et une grande joie à l’égard de la mise en œuvre de la plateforme.
QLess offre un certain nombre d’avantages par rapport à d’autres solutions. Akram Mustafa, responsable des applications informatiques, déclare que « QLess possède de nombreuses fonctionnalités : si vous souhaitez des interactions plus complexes, QLess est plus puissant. QLess nous permet de créer des rapports sur le temps d’attente moyen, le nombre de personnes que nous aidons, des mesures que nous n’obtiendrions peut-être pas avec d’autres logiciels. »
« Au début, [le logiciel] a été mis en place pour gérer les files d’attente physiques dans les facultés et dans les Bureaux d’études de premier cycle. Nous n’avons pas ces files d’attente en personne pour le moment, donc l’accent a été mis sur les files d’attente virtuelles. L’essentiel est de travailler en étroite collaboration. », explique Véronic Tardif, gestionnaire de l’expérience universitaire au Cabinet de la provost et vice-rectrice aux affaires académiques. « Nous avons inclus les facultés dans toutes les étapes du processus. Nous avons établi les exigences opérationnelles avec elles pour vraiment comprendre quels étaient leurs besoins. En ce moment, les Bureaux d’études de premier cycle sont impliqués, mais nous espérons étendre nos activités aux Bureaux d’études supérieures cet hiver ainsi qu’à d’autres services au printemps ou en été. »
Des solutions comme QLess facilitent notre objectif d’être plus agiles en améliorant l’expérience des étudiants et en augmentant l’efficacité administrative. Les facultés voient les avantages à long terme du maintien d’une file d’attente virtuelle et d’une file d’attente physique à l’avenir.
« Nous avons beaucoup de commentaires positifs provenant des étudiants, car l’expérience est agréable. L’outil leur donne beaucoup plus d’accessibilité au niveau de la gestion des rendez-vous et leur donne de la transparence sur le temps d’attente en file d’attente. », ajoute Katrine. « Ils apprécient surtout le fait de pouvoir attendre n’importe où sans être cloué sur une chaise ou debout dans le couloir. Enfin, ils sont contents que nous ayons trouvé un système qui nous permet de les rencontrer virtuellement et nous aussi! »