Quelle est votre plus grande surprise en matière de gestion durant la pandémie ?
Je suis constamment étonné par notre capacité d’adaptation et de résilience. La pandémie a démontré à quel point l’infrastructure et les systèmes informatiques sont essentiels aux opérations, aux communications et bien plus encore. Malgré les changements rapides et les choix difficiles à effectuer, mon équipe a été prête à relever le défi. Jour après jour, elle continue de veiller à ce que l’Université puisse remplir sa mission.
Mes premières préoccupations ont été la santé, la sécurité et le bien-être de mon équipe. Cela a été important pour assurer la cohésion au sein de nos opérations et de nos projets critiques. Je suis convaincu que c’est en grande partie grâce à l’équipe que nous sommes en mesure de maintenir le rythme et de mener la transformation. Chacun a fait preuve d’empathie et de gentillesse envers les autres, ce qui contribue à la façon dont nous travaillons ensemble. Nous faisons un effort volontaire pour encourager chacun et célébrer les succès lorsqu’ils se présentent. J’ai été agréablement surpris de voir mon équipe promouvoir les présentations de leurs collègues lors de leurs sessions à CANHEIT.
L’équipe de gestion a rapidement dressé une liste précise des priorités dès le début de la pandémie. Nous avons également tiré parti de notre plan de transformation numérique du campus, de nos feuilles de route et d’autres ressources de planification. La base et la vision de la transformation étaient là, nous avons simplement accéléré le processus de lancement. Les Technologies de l’information et l’organisation ont permis de réaliser énormément de projets étonnants durant cette crise, et cela reposait en grande partie sur la collaboration.
Quelles ont été les principales difficultés rencontrées pour maintenir la cohésion au sein de votre équipe au cours des 12 derniers mois ?
Il y a un certain nombre de défis à relever lorsque nous ne communiquons pas face à face. Des conversations régulières et cohérentes ont toujours été une priorité, mais nous essayons d’être proactifs en ce qui concerne les préoccupations et les questions.
Nous nous trouvons dans une situation où tout est très fluide et change régulièrement. Nous essayons de répondre aux préoccupations et aux questions avec transparence et cohérence, même lorsqu’il n’existe pas de réponses précises. Je suis prêt à faire preuve de vulnérabilité pour avoir ces conversations. Je suis parfois confronté à des obstacles personnels et je n’ai pas toujours toutes les réponses immédiatement. La vulnérabilité consiste à créer l’espace nécessaire au dialogue.
Quels sont les changements produits au cours des 12 derniers mois qui, selon vous, seront permanents ?
Les Technologies de l’information ont été un partenaire essentiel et stratégique durant la pandémie. Cela deviendra la nouvelle réalité. Avec tant de nouvelles technologies en vigueur, une nouvelle culture numérique émerge dans tous les secteurs de l’organisation.
Au sein des Technologies de l’information, la transition s’est faite en douceur, sans interruption de notre travail, car nous travaillions déjà à distance avant la pandémie. Nos processus et nos technologies étaient prêts. La bonne nouvelle est que nous avons conçu notre environnement de travail collaboratif avant la pandémie pour favoriser la collaboration à distance. Nous disposons des technologies et de l’espace nécessaires pour soutenir un modèle de travail hybride. Je pense que ce modèle peut être appliqué dans l’ensemble de l’organisation et, en parlant à des collègues canadiens, dans d’autres institutions également.
Quels changements en matière de personnel, de processus et de technologie prévoyez-vous d’apporter au cours des 12 prochains mois pour améliorer l’adhésion de votre équipe de travail hybride ?
Des gens, des gens, des gens ! Ce sera un défi de maintenir la participation de chacun dans les mois à venir, que ce soit en personne ou virtuellement. Nous avons eu la chance d’essayer le travail à distance avant la pandémie, mais le travail à distance pour toute une organisation est une nouvelle réalité.
Nous devons trouver des moyens de surmonter la fatigue liée au travail en ligne que les gens ressentent. Nous examinons de près la manière dont nous façonnons les réunions, les interactions et la culture virtuelles pour répondre aux différents besoins interpersonnels des employés. Par exemple, nous organisons régulièrement des appels d’équipe virtuels pour que tous soient au courant de nos plans et priorités. Cependant, nous devons consacrer plus de temps à l’écoute des autres. Il est essentiel de trouver des occasions de bavarder et de partager des histoires personnelles. Je cherche de nouvelles façons d’intégrer nos valeurs clés et notre culture dans nos interactions en ligne.
Si vous aviez eu connaissance de la crise au préalable, qu’auriez-vous fait différemment dans les années qui ont précédé la COVID-19 ?
Le moment était parfait pour les Technologies de l’information : six mois après le lancement de notre projet pilote de travail mobile et de notre lieu de travail collaboratif. Les personnes, les processus et la technologie étaient prêts pour ce changement. Plus que ce que j’avais prévu.
Le défi consistait plutôt à préparer l’organisation au succès. Cela signifiait davantage de communication et de formation au niveau des équipements. Heureusement, notre plan de transformation numérique du campus était presque prêt au début de la pandémie. Cela a permis de guider et d’accélérer notre parcours de transformation numérique.
Pouvez-vous partager une action que vous avez adoptée pour prendre soin de vous durant la pandémie ?
Être isolé socialement n’a pas été mon plus grand défi. Cela peut en surprendre plus d’un, mais je suis un introverti. Après avoir participé à des réunions Teams tous les jours avec autant de personnes, j’étais fatigué de l’interaction sociale. C’était épuisant.
J’ai essayé de mieux équilibrer mon travail et ma vie personnelle. Je consacre du temps à mes enfants. J’ai aussi fait plus d’exercice, principalement de la marche. Cela m’a vraiment aidé lorsque mon équipe a lancé un défi interne ; mon côté compétitif a pris le dessus. Cela m’a poussé à faire plus de 53 000 pas en une journée et près de 90 000 pas au cours de la fin de semaine. Cela m’a incité à marcher davantage chaque jour. J’aime aussi faire du vélo et explorer mes environs (Gatineau, Ottawa, Montréal). Je pousse constamment les autres à être actifs avec moi. J’espère que tout le monde prend le temps de favoriser son propre bien-être.