À compter du 30 janvier 2024, l'Université adoptera un calendrier de suppression automatique des messages dans les discussions MS Teams après 150 jours. Ce changement affectera les discussions individuelles et de groupe dans MS Teams. La période de rétention n'affecte pas les conversations hébergées au sein d'un canal Teams, y compris les canaux créés par les professeurs pour la prestation de leurs cours. Les messages contenus dans les canaux Teams seront conservés jusqu'à leur suppression manuelle ou jusqu'à ce que le canal soit mis hors service.
Au moment du déploiement de Teams à uOttawa, aucune politique de rétention ou de suppression n'a été appliquée en raison du déploiement rapide pour soutenir les activités universitaires à distance. Cela signifie que jusqu'à présent, tous les messages étaient conservés indéfiniment.
Les messages des conversations seront automatiquement supprimés.
La suppression automatique de ces messages après 150 jours devrait éviter de conserver inutilement des informations transitoires conformément au Calendrier de classification et de conservation des documents de l'Université. Bien que les messages des conversations soient généralement de nature transitoire. Nous rappelons aux membres de l'Université d'Ottawa, que c'est le contenu d'un message dans une discussion qui détermine s'il est transitoire et non la forme utilisée pour enregistrer l'information. Les informations importantes doivent être stockées dans un système de gestion de l'information approprié.
Sauvegardez les messages des conversations contenant des informations à conserver.
Examinez votre historique de clavardage personnel en cliquant sur "Chat" dans la barre de navigation latérale de Microsoft Teams. Vous pouvez copier les informations, liens ou fichiers que vous souhaitez conserver dans un endroit permanent.
Conserver des informations plus longtemps que 150 jours
Consultez la Fiche d'astuces sur la gestion de l'information pour obtenir plus d'informations sur la manière d'utiliser les outils de gestion de l'information pour déterminer le meilleur outil disponible pour gérer vos informations.
MS Teams va au-delà de la simple messagerie instantanée ; c'est un outil dynamique d'échange d'informations qui nécessite une approche réfléchie pour assurer l'efficacité, la sécurité et la conformité. Cette décision a été prise par le Comité de gouvernance MS365, qui comprend des représentants de la Gestion de l'information et des archives, des Technologies de l'Information, du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, du Service d'appui à l'enseignement et à l'apprentissage (TLSS), de la recherche institutionnelle et de la planification, ainsi que de la communauté académique. La mise en œuvre de cette politique de rétention est conforme au règlement 23 de l'Université sur la gestion de l'information et est soutenue par le Secrétaire général. Restez à l'écoute !