Dans l’environnement actuel de la recherche, qui évolue rapidement, le financement est essentiel pour réaliser des découvertes et des percées scientifiques qui ont un impact. L’optimisation de nos processus administratifs internes au cours de la phase de préattribution du cycle de vie de la recherche réduira les coûts et le temps consacrés par les équipes de recherche à trouver des possibilités, à élaborer et à soumettre des demandes. La distribution des outils nécessaires à l’optimisation de la phase de préattribution contribuera à augmenter le taux de réussite de nos demandes de subventions.
Dans le cadre de notre analyse, nous avons consulté d’autres universités canadiennes qui ont généreusement accordé de leur temps pour discuter de leur processus de préattribution, de leurs lacunes, des outils qu’elles utilisent, de la manière dont elles ont optimisé leurs processus et des leçons qu’elles en ont tirées. Au cours de notre analyse et des nombreuses consultations avec notre communauté de chercheurs, nous avons réussi à identifier les domaines susceptibles d’être optimisés et les problèmes à résoudre. Le défi qui nous attend sera d’éliminer ou d’atténuer les problèmes sans prolifération de nouveaux systèmes cloisonnés; la solution doit être accessible et favoriser la cohésion.
Les avantages comprendront :
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l’amélioration du déroulement du processus de demande de subvention et de contrat;
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une réduction des activités manuelles et des retards afin d’alléger la charge administrative qui pèse sur les chercheurs, les facultés et le personnel des services;
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des gains d’efficacité dans les processus d’examen, de signature, d’approbation et de soumission;
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une augmentation du nombre de demandes de subventions acceptées.
La deuxième phase du projet consistera à traduire les points problématiques en exigences pour les parties prenantes et le système, à réaliser une analyse de marché des solutions potentielles, à sélectionner et à hiérarchiser les efforts de mise en œuvre.
La communauté de recherche de l’Université d’Ottawa est enthousiaste, car le travail d’optimisation de la phase de préattribution a été depuis longtemps reconnu comme un domaine qui nécessite une attention particulière et a été initialement inclus dans la Feuille de route de la recherche de 2016.
Conformément au plan stratégique de Transformation 2030 et au Plan de transformation numérique du campus, cette initiative appuiera l’élaboration d’une vision numérique holistique et d’une feuille de route qui permettront de transformer les capacités de l’enseignement supérieur; elle veillera à ce que les investissements technologiques soient axés sur l’institution et alignés stratégiquement afin de réduire tout fardeau administratif.
L’innovation, la confiance, la transparence et la collaboration ont été des piliers essentiels tout au long de ce processus de transformation. Le chemin à parcourir est rempli de possibilités grâce à notre meilleure compréhension des domaines ayant un potentiel d’optimisation.
Ce projet est commandité par les Services de gestion de la recherche (SGR) sous la supervision de Terry Campbell et dirigé par ITS – Recherche, dont Lee-Anne Hupé, David Thompson, Pierre-Alexandre Ladouceur et Paul Mercier.