Patrick savait qu’ils pouvaient faire appel à un programmeur, mais n’avait pas prévu de budget pour cette dépense. Il a contacté Daniel Trottier, Directeur principal des Solutions TI, pour voir s’il y avait des possibilités de partager la ressource. De là, un projet de partenariat est né.
En mettant en commun les ressources, les facultés et les Technologies de l’information partagent désormais une ressource à temps partiel. Cette ressource travaille sur des initiatives qui peuvent offrir des améliorations administratives et des hausses de productivité. La première initiative de ce type a consisté à rationaliser la vérification des salaires.
Chaque mois, dans presque toutes les facultés et services, un employé consacre des heures et des heures à effectuer une vérification manuelle des paies, souvent en utilisant des solutions de fortune comme des tableurs ou des bases de données personnelles. Il existait des moyens de rationaliser et d’automatiser ce processus; le Gestionnaire principal des systèmes TI (Sciences sociales), Sylvain Léonard, avait déjà créé un outil pour remédier au problème de vérification des paies à la Faculté des Sciences sociales. Grâce à une certaine coordination et à un certain codage, l’outil a été adapté pour fonctionner dans toutes les facultés — une nouvelle Interface de programmation d’application (IPA) pourrait alimenter cet outil en informations, éliminant ainsi le besoin de recourir à une intervention manuelle.
En 2020, il y a eu 24 périodes de paie. La vérification manuelle de la paie peut prendre entre une demi-journée et une journée entière pour chaque période de paie, pour chaque faculté. L’équivalent d’au moins 120 à 240 jours de travail manuel. L’introduction d’améliorations de la productivité permet de réaliser des gains d’efficacité opérationnelle et d’améliorer la qualité des vérifications.
En travaillant ensemble, la communauté TI réalise des gains d’efficacité administrative avec une plus grande souplesse. Un projet pilote a déjà commencé avec l’École de gestion Telfer et avec la Faculté des Sciences de la santé, après quoi l’outil sera déployé dans d’autres facultés. Au fur et à mesure de l’avancement du projet, les exigences du système continuent d’être identifiées et ajoutées aux exigences de l’outil. Les possibilités d’introduire des améliorations sont nombreuses grâce aux ressources disponibles et à la collaboration, comme l’explique Patrick : « C’est une occasion de changement pour remettre en question le statu quo ».