L'idée d'un espace collaboratif est née, une équipe de bénévoles passionnés par Technologies de l'information a été mise sur pied et l'Université est intervenue pour aider.
« Cet environnement de travail consiste à connecter les gens et les technologies par de nouvelles façons, à promouvoir la collaboration avec la liberté de mouvement, avoir plus de liberté de pensée et plus d'accès aux outils », a déclaré Jacques Frémont, recteur et vice-chancelier.
Pouvoirs de l'équipe
Nous avons été autorisés à prendre la tête de la conception de notre espace. Puisque notre principe directeur était que la taille unique ne convient pas à tous, le but était d’offrir de la flexibilité à une main-d'œuvre diversifiée. Nous voulions évaluer les caractéristiques les plus importantes concernant le travail dans un espace ouvert et collaboratif, nous avons donc conçu des sondages pour que les employés expriment leurs préférences, leurs besoins spéciaux et même leurs listes de souhaits.
Notre première grande étape a été d'avoir le pouvoir de choisir l'apparence de notre espace. En collaboration avec Immeubles et une firme de design externe, trois schémas nous ont été présentés et un sondage a été envoyé à tous les employés leur demandant de voter sur leur préférence. Le schéma présentant les couleurs de notre espace actuel était le gagnant, choisi par nous tous. Ce fut un premier signe de comment notre implication a été présente dans le processus.
Notre contribution ne s'est pas arrêtée là, nous avons créés des comités de travail et des sondages portaient sur:
- Préférences d'éclairage : faible, moyenne et élevée
- Préférences de zone : collaborative, calme, semi-privée et privée
- Étiquette du poste de travail
- Besoins ergonomiques
- Allergies
- Remue-méninges des besoins : ex. salle de loisirs, les nécessités de la cuisine, etc.
- Préférences de sièges non assignées
Partenariats à travers l'Université et plus loin
Nous avons travaillé en étroite collaboration avec des partenaires sur le campus et à l'extérieur de l'Université pour mieux comprendre les lieux de travail numériques.
- L'ergonome de l'Université, Pauline Borris, nous a aidés en matière d'ergonomie et de saines habitudes de travail, ce qui est pratique avec nos nouveaux bureaux assis / debout réglables.
- Pour gérer les sièges non attribués, nous avons consulté la Bibliothèque et Microsoft pour comprendre leurs logiciels et leurs directives.
- Nous avons travaillé avec SAEA pour fournir la meilleure expérience technologique complètement sans fil, facile à utiliser et qui permettait d'exploiter Microsoft Teams au maximum.
Avant même de travailler dans l'espace, nous avons développé et convenu des directives de travail mobile, d'espace de travail et d'étiquette. Bien que nous soyons plus mobiles, nous sommes encore plus productifs, efficaces et engagés dans notre travail. On nous fait confiance pour calculer nos heures et beaucoup d'efforts ont été consacrés au développement de cette confiance à travers des ateliers et un travail acharné.
Le nouvel espace de travail collaboratif
Le résultat de notre travail et de notre planification est incroyable! Nous avons maintenant un espace de travail moderne, ouvert et sophistiqué; le sous-sol du pavillon Vanier a été complètement transformé.
Notre espace de travail fait une énorme différence dans notre vie professionnelle. Des interactions positives ont lieu tout le temps et nous découvrons constamment des choses merveilleuses sur nos collègues et étudiants qui travaillent avec nous. Nous apprenons à nous connaître et à bâtir des relations qui facilitent notre travail et rendent notre vie plus agréable. Dans cet espace, il suffit parfois de partager un problème ou de poser une question et les coéquipiers interviennent pour aider; l'énergie est incroyable. Cela fait une énorme différence d'avoir l'équipe sous un même toit - nous pouvons résoudre les problèmes et développons des solutions plus rapidement grâce à notre proximité et notre capacité à collaborer.
« Je suis enthousiaste par l'aspect des bureaux non assignés. Un jour, je peux être dans la zone tranquille pour me concentrer sur mes tâches et un autre jour, je peux travailler en collaboration sans avoir besoin de courriels et d'applications de messagerie », a déclaré Sadiki Latti, programmeur analyste principale.
Le nouvel espace de travail flexible, le tout premier sur le campus, offre également:
- une variété de bureaux : les postes de travail peuvent être facilement ajustés pour être assis / debout et il y a même un bureau sur tapis roulant et vélo stationnaire
- des fonctions antibruit utilisant des panneaux spécialisés et des machines à bruit blanc
- une cuisine / salle à manger qui favorise les interactions
- des capteurs de données sur les postes de travail et dans les pièces pour suivre l'utilisation afin d'ajuster l'espace de travail
- un espace de loisirs polyvalent
- une amélioration de la qualité de l'air grâce à un nouveau système CVAC
- de nouveaux outils collaboratifs tels que Microsoft Teams
L'avenir de l'espace de travail
Nous améliorons toujours l'espace. Nous planifions des activités amusantes de consolidation d'équipe pour notre aire de loisirs. Notre CIO nous encourage à présenter des idées et préoccupations, et rencontre régulièrement les comités de l'espace de travail pour connaître nos progrès et fournir des commentaires. Nous continuons de nous rencontrer régulièrement pour aborder les problèmes et voir comment nous pouvons améliorer l'espace tout en apprenant et en grandissant les uns des autres.