Tandis que le Conseil de gouvernance de l’information de l’Université détermine quelles idées de projets soumises par les facultés et les services seront financées, le Comité d’examen des projets (CEP) assure le suivi du passage des idées au stade de projet et de leur mise en œuvre.
La mission première du CEP est de servir de gardien pour les projets qui passent par le cadre de la GPP et d’assurer le contrôle de la qualité du processus de gestion. Si nécessaire, il propose des mesures à prendre par le comité de gouvernance associé. Le comité consulte également les chefs de projet afin de procéder à des évaluations par les pairs des produits livrables du projet. Il est composé de responsables des TI, du DPI adjoint, des directeurs principaux des Solutions TI et des Services et infrastructures TI, du responsable GPP, du responsable des relations avec les fournisseurs et de la Directrice administrative des TI.
Des représentants de différentes unités qui jouent un rôle essentiel dans la mise en œuvre du projet sont également invités à ces réunions, notamment des représentants de la sécurité, de l’architecture d’entreprise et de la gestion du changement. Les chefs de projet des initiatives en cours sont généralement invités à ces réunions pour répondre aux questions et s’adresser au CEP. Les réunions comprennent une discussion sur les produits livrables et les éléments de la gestion de projet (par exemple, la charte du projet, les leçons tirées) et l’examen des projets qui rencontrent des obstacles afin de trouver des solutions.
Le comité a pour mission de soutenir les gestionnaires de projet et de servir de forum pour discuter des projets et des aspects à améliorer, ainsi que pour relever les défis.