Alerte spoiler : Attendez-vous à être stupéfaits!
Croiriez-vous que, pour ce seul flux de travail, Workday va remplacer 9 systèmes? Les professeurs et leurs délégués, qui gèrent les tâches administratives entourant les tâches professorales, utilisent actuellement une variété de systèmes tels que mon profil RH, le Répertoire des employés, Concur, SciQuest, Fast MyResearch, UOHMS. Si l’on considère qu’il y a plus de 4 200 professeurs, cela représente un grand nombre d’heures qui seront économisées grâce aux fonctions astucieuses de Workday, tels les tableaux de bord permettant de gagner du temps et l’interface graphique intuitive.
« La complexité et l’inefficacité sont dues au nombre de systèmes que la communauté universitaire doit utiliser pour accomplir ses tâches. Workday fournira un point d’accès unique et simple pour les utilisateurs et réduira le temps consacré aux demandes administratives afin de se concentrer sur leur mandat. » — Mathieu Mainville, directeur de programme, Projet de modernisation des services administratifs
Vous devez examiner les points de contact d’un professeur (PDF; 148,07 Ko)avant et après Workday pour saisir pleinement l’ampleur du changement. La transition vers Workday sera soutenue par un plan de soutien solide et par plus de 120 employés sur le campus ayant des rôles tels que ceux d’agents de changement et de super utilisateurs. Ces utilisateurs précoces commenceront à apprendre le système Workday en participant aux tests du système à partir du mois de mai. Ainsi, les professeurs bénéficieront d’une personne dans leur faculté qui a une expérience pratique.
« La conception de sécurité avancée de Workday permettra à l’Université de se conformer aux nouvelles lignes directrices établies par Innovation, Sciences et Développement économique Canada pour garantir que les subventions et les informations financières des chercheurs sont rigoureusement protégées. » - Jean-Ray Arseneau, directeur principal, Infrastructure et opérations des TI
Workday sera lancé au début mai 2023. Pour vous préparer à ce nouvel outil, une série de formations sont prévues durant l’automne : sessions virtuelles dirigées par un instructeur, vidéos, aide-mémoire, documentation pour les utilisateurs du système. Tout commence à se mettre en place et à devenir réel.
« Nos professeurs vont désormais travailler de la même manière et rationaliser les processus tout en conservant la liberté de fonctionner de manière autonome. Résultat : une plus grande visibilité de leurs données financières, une efficacité opérationnelle accrue et un accès aux informations clés partout et à tout moment. De plus, en éliminant les processus papier et en offrant des fonctionnalités de système modernes, les utilisateurs fonctionnels comme les membres de notre faculté travaillent désormais plus efficacement et consacrent plus de temps à ce qui compte pour eux. » - Annie Ménard, analyste financière, Faculté d’éducation.
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