Habituellement, il y a deux types d’attributions pour la recherche subventionnée : les subventions de recherche et les contrats de recherche. La principale différence entre les deux est l’obligation juridique pour le chercheur ou la chercheuse de livrer des résultats bien définis.

Il existe différents types d’ententes qui s’adaptent aux besoins et aux circonstances. En voici quelques-uns parmi les plus courants :

Pour recevoir des fonds de recherche à l’Université d’Ottawa, le chercheur principal ou la chercheuse principale doit remplir les conditions énoncées au paragraphe 6.1 du Règlement 48 – Administration des subventions et des contrats de recherche.

• La personne doit occuper un poste professoral ou être employée par l’Université pour la durée de la subvention ou du contrat de recherche.
• La personne doit être admissible conformément aux politiques et exigences du commanditaire de la recherche.
• La faculté administrante ou l’unité scolaire accepte l’entière responsabilité de la surveillance, du rendement, de la gestion financière et de l’administration des fonds de recherche et de toute entente de recherche.
• Toute autre condition établie par la vice-rectrice ou le vice-recteur à recherche et à l’innovation au vu des circonstances entourant le projet de recherche proposé doit être respectée.
  
  
   

Avant même de lancer les discussions avec les commanditaires de la recherche et les organismes de financement, communiquez avec le conseiller ou la conseillère à la recherche de votre faculté. Comme le stipule l’alinéa 4.1b) de la Méthode 29-3 (établie en vertu du Règlement 48), la conseillère ou le conseiller de recherche est là pour vous aider à remplir la demande, à réunir les documents nécessaires et à obtenir les approbations internes.

Coordonnées des conseillers et conseillères de recherche des facultés.

Tous les contrats et toutes les demandes nécessitant l’approbation ou la signature de l’établissement doivent être présentés au moins 10 jours ouvrables avant la date limite.

Processus de contrat de recherche

1. Envoi d'un courriel à la boîte de réception des contrats du SGR avec tous les documents/informations pertinents.
   • Il s'agit notamment des documents suivants:
     • le formulaire RE signé 
     • une copie de la proposition de projet un projet d'accord/de contrat (le cas échéant) 
     • des détails sur la date limite de soumission de votre proposition (le cas échéant) 
     • tout autre document pertinent permettant à l'équipe du SGI de bien comprendre votre demande.
2. Le dossier est assigné au service du CVRRI approprié.
3. Les responsabilités sont passées en revue et négociées. 
4. Une version provisoire de la subvention ou du contrat est rédigée.

Selon la nature de la demande ou du contrat et de la source de financement, votre demande ou contrat pourra être assigné à l’un des trois services du CVRRI qui s’occupe du soutien pré-octroi, des négociations du contrat et de la signature autorisée.

Si vous avez besoin d’aide pour la négociation et l’exécution d’une demande ou d’un contrat, faites parvenir votre demande d’assistance au Service de gestion de la recherche (SGR), à la boîte de courriel SGR; nous nous chargerons d’examiner la demande et la ferons parvenir au service approprié du CVRRI. 

Documents à joindre dans la demande :

• La version préliminaire de l’entente en format modifiable (si elle vous a été fournie par l’organisme de financement ou l’organisme subventionnaire) 
• Une proposition, une demande ou un énoncé détaillant le travail

Toute entente pour un projet générant des revenus doit aussi comprendre :

• Un budget détaillé
• Le formulaire de demande électronique (RE) dûment rempli et signé:
  • Le conseiller ou la conseillère de recherche de votre faculté peut vous guider dans le processus d’approbation de la RE.

Vous devez vous connecter à eAwards pour remplir le formulaire de RE.

Le portail eAwards fait partie du logiciel et de la base de données de gestion des subventions et des contrats de l’établissement; il aide les gens de la recherche et de l’administration à gérer les dossiers de financement et à en faire le suivi, de la demande à l’approbation, en passant par la certification et l’attribution de fonds.

L’Université d’Ottawa appuie les activités professionnelles extérieures des membres du corps professoral, car elles enrichissent leur expertise en recherche et en enseignement. Toutefois, ces activités doivent être compatibles avec leur engagement à remplir leurs responsabilités envers l’Université d’Ottawa. L’Université doit demeurer la principale responsabilité professionnelle des membres du corps professoral, qui doivent, par conséquent, faire attention de ne générer aucun conflit potentiel entre leurs activités extérieures et leurs obligations à titre de membre du corps professoral (voir l’alinéa 33.b i) de la Convention collective de l’APUO). 

Avant d’inclure des activités professionnelles extérieures au budget d’un contrat, les membres du corps professoral doivent obtenir l’approbation du doyen ou de la doyenne de leur faculté, qui évaluera si ces activités professionnelles entrent en conflit avec les responsabilités du membre envers l’Université d’Ottawa (alinéa 33.b ii) de la Convention collective de l’APUO).

En vertu du paragraphe 3.2 de la Méthode 29-6, établie pour accompagner le Règlement 48, la chercheuse principale ou le chercheur principal qui reçoit une rémunération directement pour ses services ou ses compétences professionnelles a l’obligation d’informer le doyen ou la doyenne de sa faculté et d’en fournir un portrait détaillé et clair sous forme de tableau budgétaire.

Les chercheuses et chercheurs qui reçoivent des frais honoraires ou d’autres rémunérations directement pour leurs compétences professionnelles dans le cadre d’un contrat de recherche ont l’obligation d’informer le Service de gestion de la recherche ou la division du CVRRI concernée lors de la soumission de la proposition, de la demande ou du contrat de recherche pour révision et négociation.

Si, à titre de chercheuse principale ou de chercheur principal, vous offrez des services professionnels dans le cadre d’un contrat personnel (dans lequel l’Université d’Ottawa ne figure pas comme partie prenante), vous devez assumer les frais d’utilisation des installations de l’Université d’Ottawa et vous ne pouvez pas avoir recours aux services des bureaux administratifs de l’Université.
Si vous devez utiliser les installations, l’équipement, le matériel ou les services de l’Université d’Ottawa pour accomplir vos activités professionnelles extérieures, vous avez la responsabilité d’acquitter tous les coûts additionnels engagés, à moins d’avoir obtenu l’approbation du doyen ou de la doyenne (paragraphe 33.c de la Convention collective de l’APUO).

Tous les budgets des contrats ou subventions doivent préciser les frais généraux de l’Université ainsi que les coûts indirects de la recherche, à moins que ces coûts ne soient détaillés dans les politiques du commanditaire de la recherche comme dépenses inadmissibles ou condition de la demande pour participer au programme de financement en question.

Les « coûts indirects » ou les « frais généraux » sont les coûts engagés par l’Université pour soutenir la recherche. Il est important que ces coûts soient couverts pour que les activités de recherche de l’Université s’accomplissent correctement. Le paiement de ces coûts contribue à couvrir les services d’administration de la recherche, les programmes de recherche de l’Université, les concours, les chaires, les prix et l’entretien.

Selon le paragraphe 3.1 de la Méthode 29-5, établie en vertu du Règlement 48, le taux des coûts indirects ou des frais généraux est fixé par le CVRRI en fonction des normes nationales et provinciales. 

En savoir plus sur le taux des frais généraux pour différentes catégories de contrats de recherche.

Avant même de négocier avec les organismes de financement au sujet des coûts indirects admissibles, vous devez aviser le service du CVRRI chargé de votre dossier. Ce dernier a la responsabilité de négocier directement avec l’organisme de financement pour déterminer les coûts indirects. S’il ne participe pas directement au processus, le montant final du financement que vous recevrez pourrait changer.

TOUS les accords et les documents en lien avec la recherche, y compris les lettres d’octroi des subventions, doivent être négociés et exécutés par le personnel désigné du CVRRI (Règlement administratif du Bureau No 3).

À noter que le décanat, le vice-décanat, la direction du département ou la chercheuse principale ou le chercheur principal NE SONT PAS autorisés à signer les ententes de recherche, y compris les ententes de recherche collaborative, les ententes de partage de données, les ententes de transfert de matériel, etc. Cela comprend également les ententes interinstitutionnelles, les ententes de partenariat, les contrats de recherche et les contrats de service en lien avec la recherche.

Si un ou une membre du corps professoral (qu’il s’agisse de la chercheuse principale ou du chercheur principal ou d’un ou une membre du personnel de la faculté administrante), rédige, révise, négocie ou signe un contrat de recherche, ce document ne sera PAS accepté par le CVRRI aux fins d’ouverture des comptes de recherche. Le fait de faire appel au personnel du CVRRI dès le départ évite d’avoir à renégocier les ententes.

Une fois le contrat de recherche signé par toutes les parties, un conseiller ou une conseillère en subvention de recherche ouvrira un compte de recherche pour votre projet. Chaque faculté se voit attribuer un conseiller ou une conseillère au SGR. 

Une fois votre compte activé, vous pouvez accéder aux données financières de votre projet en passant par le portail Workday (vous devez utiliser vos identifiants de l’Université d’Ottawa).

Les changements mineurs (entre 5 % et 10 %) ne nécessitent généralement pas d’approbation externe, mais tout dépend du contrat. Le bailleur des fonds doit négocier et approuver les changements au budget qui excèdent 10 %. Si vous avez l’intention de modifier le budget de votre projet après la signature du contrat, veuillez communiquer avec le service (SGR, SSI, RIEX) chargé de la gestion de votre contrat.