Activité d'équipe

Nous recommandons de visionner la vidéo de façon individuelle avant la réunion ou durant la rencontre en équipe. 

Réfléchissez aux pratiques actuelles qui fonctionnent bien et à celles qui doivent être arrêtées pour vous et pour l'équipe. 

Pour les pratiques à améliorer:  

• Concentrez-vous sur l'avenir et non sur le passé  
• Proposer des suggestions d'amélioration constructives  
• Discuter des idées et non des individus  
• Donner à chacun la possibilité de contribuer  

Cette étape est une séance de brainstorming, où les membres de l’équipe sont invités à mettre autant de mots que possibles sur le thème de la participation et de l’influence.  Prenez 2 à 3 minutes pour que le groupe partage ses suggestions et ses réflexions sur ces trois questions:    

• Quelles sont les pratiques actuelles qui fonctionnent bien et qui favorisent la participation et l'influence?  
• Quelles sont les pratiques actuelles que nous devons arrêter ou améliorer?  
• Que signifient pour vous d’être impliqué et d’influencer?    

Pour les sessions virtuelles, vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour facilement créer un nuage de mots (Word Cloud):  

1. Créez une réunion dans votre calendrier Outlook 
2. Allez dans votre calendrier Teams, ouvrez l'invitation à la réunion en plein écran
3. Cliquez sur le signe +, qui se trouve en haut à côté de Q&R 
4. À partir de là, ajoutez le programme "Forms" et sauvegardez 
5. Cliquez sur l'onglet "Sondages" (Polls) et choisissez l'option "+ Nouveau sondage" (New Poll)
6. Sélectionnez ensuite "Nuage de mots" (Word Cloud) et écrivez vos questions 

Vous pouvez donner à votre équipe les exemples suivants : Planification, Processus, Ressources, Évaluation, Procédures.   

Une fois le nuage de mots complété, proposez des actions spécifiques qui illustreraient positivement chaque mot. Soyez pratique et raisonnable. Prévoyez au moins une action pour chaque mot.   

Voici quelques exemples:    

• Planification: projets de travail et délais  
• Processus: ce que nous continuons, ce que nous arrêtons et ce que nous améliorons   
• Ressources : fournir des idées concernant l'achat de certaines ressources  
• Évaluation : fournir une rétroaction sur un service et son impact  
• Procédures : discuter des idées d'amélioration  

 Lors de l'élaboration de votre plan, chaque action doit être:   

• Observable : elle doit pouvoir être vue ou entendue  
• Mesurable: dans quelle mesure elle fait une différence positive   
• Raisonnable: les gestionnaires doivent avoir le temps et les ressources nécessaires pour la mettre en oeuvre et elle doit être raisonnable pour les membres du personnel et du corps professoral
• Pertinente : elle a du sens et tout le monde peut l'adopter

Examinez également si les idées doivent être approuvées par la haute gestion, si elles nécessitent un financement dont vous ne disposez pas encore ou si elles sont contraires à une convention collective, à une politique ou à un contrat.   

Commencez par identifier les pratiques actuelles à poursuivre avant de passer à l'action. Une fois que vous êtes prêts à passer à l'action, nous vous recommandons de réfléchir de manière critique à ces actions. En fonction de la taille de votre groupe, nous vous suggérons de former des groupes de 3 à 4 personnes afin de permettre une discussion en petits groupes, soit autour d'une table, soit dans une salle de réunion en ligne. Voir au bas de la page les instructions pour la mise en place de salles de réunion.  

Les 3 actions préférées:   

1. __________________________  
2. __________________________  
3. __________________________  

Une fois que ces trois actions ont été décidées, cherchez une solution rapide pour commencer. Demandez au groupe de voter pour une action que vous voulez que votre gestionnaire/équipe entreprenne. Nous recommandons que les critères soient les suivants  

• Être peu ou pas coûteuse  
• Être relativement facile à adopter par votre gestionnaire/équipe dès maintenant  
• N'enfreint aucune politique ou contrat de l'Université d'Ottawa  
• Avoir l'impact que vous souhaitez sur la participation et l’influence 

N'oubliez pas que les autres idées peuvent également être envisagées plus tard par votre gestionnaire/équipe!  

Instructions pour la salle de réunion  (Breakout Rooms)

1. Créez une réunion dans votre calendrier Outlook 
2. Allez dans votre calendrier Teams, développez l'invitation à la réunion en plein écran 
3. Allez dans "Salles de réunion" (Breakout Rooms) et sélectionnez "Créer des salles" (Create Rooms) 
4. Dans le menu déroulant, choisissez le nombre de salles que vous souhaitez créer
5. Sélectionnez "Attribuer des participants" (Assign Participants) et choisissez si vous souhaitez que les employés soient affectés aux salles automatiquement ou manuellement
6. Dès que la réunion commence, vous pouvez ouvrir les salles de réunion 

Quels sont les obstacles potentiels à l'adoption de cette mesure et comment pouvons-nous les surmonter ? Votre tâche actuelle consiste à faire un brainstorming sur les défis potentiels avant qu'ils ne se présentent. N'oubliez pas de ne pas parler d'individus ou de personnalités. Votre tâche consiste à proposer des idées constructives et utiles pour contribuer à la réussite de l'action.