Activité individuelle et en équipe

 Nous recommandons de visionner la vidéo individuellement avant la réunion ou en équipe.

 Réfléchissez aux pratiques actuelles qui fonctionnent bien et à celles qui doivent être arrêtées ou améliorées pour vous et pour l'équipe.

 Pour les domaines à améliorer :

•  Concentrez-vous sur l'avenir et non sur le passé
•  Proposer des suggestions d'amélioration constructives
•  Discutez des idées, pas des individus
•  Donner à chacun la possibilité de contribuer

Dans cette étape, vous trouverez deux activités conçues pour une réflexion individuelle et ensuite pour votre équipe.

Activité 1: Reconnaissance individuelle

Cette première activité passe en revue l'élément de la reconnaissance entre pairs ou de la reconnaissance des membres du personnel, du corps professoral et du gestionnaire. Il est important de prendre conscience de la méthode de reconnaissance que l'on préfère. Dans l'activité ci-dessous, il est important de reconnaître non seulement les résultats, mais aussi les efforts.

1. Parmi les choix, choisissez un élément que vous préférez dans chaque paire:

2. Complétez les 2 catégories suivantes :

3. Proposez des actions qui décrivent le type de reconnaissance que vous souhaiteriez obtenir dans les domaines que vous avez choisis. 

Par exemple :

4. Une fois que vous aurez noté vos réponses, nous vous recommandons de les communiquer à votre gestionnaire afin de l'aider à en savoir plus sur le type de reconnaissance efficace à votre égard.

Activité 2: Reconnaissance de l'équipe

Dans cette deuxième activité, il est également important de savoir comment reconnaître correctement une équipe. Dans cette activité, faites un remue-méninge sur les différents types de reconnaissance que vous aimeriez voir en tant qu'équipe. Prenez 2 à 3 minutes pour que le groupe partage ses suggestions et ses réflexions sur cette question : 

• Comment aimeriez-vous être reconnu en tant qu'équipe?

Votez pour le type de reconnaissance et l'action qui l'accompagne et veillez à ce qu'ils soient simples et rapides à mettre en œuvre: 

• Soit simple et rapide à mettre en œuvre
• N'enfreint pas les politiques ou les contrats de l'organisation
• Exprime le type d'appréciation que la plupart des gens souhaitent

Si vous organisez une réunion virtuelle, vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour créer facilement un nuage de mots (Word Cloud) :

1. Créez une réunion dans votre calendrier Outlook
2. Allez à votre calendrier Teams et ouvrez l'invitation à la réunion en plein écran
3. Cliquez sur le signe +, qui se trouve en haut à côté de Q&A
4. À partir de là, ajoutez l'application "Forms" et enregistrez
5. Cliquez sur l'onglet "Sondages" (Polls) et choisissez l'option "+ Nouveau sondage" (New Poll)
6. Sélectionnez ensuite "Nuage de mot" (Word Cloud) et écrivez vos questions

Vous pouvez faire participer votre équipe à l'aide des exemples suivants : Pause-café en équipe ; Dîner en équipe ; Activité en équipe telle qu'un jeu de société.  

Une fois le nuage de mots complété, proposez des actions spécifiques qui illustreraient positivement chaque mot. Soyez pratique et raisonnable. Prévoyez au moins une action pour chaque mot. 

Voici quelques exemples :  

• Pause-café en équipe - le dernier vendredi du mois, nous prenons du temps en groupe
• Dîner en équipe - tous les trimestres, nous sortons dîner en équipe
• Jeu de société - chaque mois, nous prenons le temps de jouer à un jeu de société rapide

Lors de l'élaboration de votre plan, chaque action doit être :  

• Observable : elle doit pouvoir être vue ou entendue 
• Mesurable : dans quelle mesure elle fait une différence positive  
• Raisonnable : les gestionnaires doivent avoir le temps et les ressources nécessaires pour la mettre en œuvre et elle doit être raisonnable pour les membres du personnel et du corps professoral
• Pertinente : elle a du sens et tout le monde peut l'adopter

Vérifiez également si les idées doivent être approuvées par la haute gestion, si elles nécessitent un financement que vous n'avez pas encore, si elles contreviennent à une convention collective, à une politique ou à un contrat.  

Avant de passer à l'action, identifiez d'abord les pratiques actuelles à poursuivre. Qu'il s'agisse d'ajuster ou d'arrêter une pratique actuelle qui entrave la reconnaissance et la récompense ou d'une nouvelle action, nous recommandons de réfléchir de manière critique à ces actions. En fonction de la taille de votre groupe, nous suggérons des groupes de 3 à 4 personnes afin de permettre une discussion en petits groupes, soit autour d'une table, soit dans une salle de réunion en ligne. Voir en bas de page les instructions pour la mise en place de salles de réunion.    

Les 3 actions préférées :  

1. __________________________ 
2. __________________________ 
3. __________________________ 

Une fois que ces trois actions ont été décidées, cherchez une solution rapide pour commencer. Demandez au groupe de voter pour l'action que vous voulez que votre gestionnaire/équipe entreprenne. Nous recommandons que les critères soient les suivants :

• Être peu ou pas coûteuse 
• Être relativement facile à adopter par le responsable dès maintenant 
• N'enfreint aucune politique ni aucun contrat de l'Université d'Ottawa 
• A l'impact que vous souhaitez avoir sur la reconnaissance et les récompenses

N'oubliez pas que les autres idées peuvent aussi être envisagées plus tard par votre gestionnaire! 

Instructions pour la salle de réunion (Breakout rooms)

1. Créez une réunion dans votre calendrier Outlook
2. Allez dans votre calendrier Teams, développez l'invitation à la réunion en plein écran
3. Allez dans "Salle de réunion" (Breakout Rooms) et sélectionnez "Créer salle" (Create Rooms)
4. Dans le menu déroulant, choisissez le nombre de salles que vous souhaitez créer
5. Sélectionnez "Assigner des participants" (Assign Participants) et choisissez si vous souhaitez que les employés soient affectés aux salles automatiquement ou manuellement
6. Dès que la réunion commence, vous pouvez ouvrir les salles de réunion

Quels sont les obstacles potentiels à l'adoption de cette action et comment pouvons-nous les surmonter ? Votre tâche actuelle consiste à faire un remue-méninges sur les défis potentiels avant qu'ils ne se présentent. N'oubliez pas de ne pas parler d'individus ou de personnalités. Votre tâche consiste à proposer des idées constructives et utiles pour contribuer à la réussite de l'action.