Activité d'équipe

Nous recommandons de visionner la vidéo individuellement avant la réunion ou en équipe.   

Réfléchissez aux pratiques actuelles qui fonctionnent bien pour vous et en tant qu'équipe.  

Identifier les points à améliorer :  

• Concentrez-vous sur l'avenir et non sur le passé  
• Proposer des suggestions d'amélioration constructives  
• Discutez des idées, pas des individus  
• Donner à chacun la possibilité de contribuer  

Le soutien psychologique et social sur le lieu de travail est un sujet important et il peut sembler intimidant de l'aborder. Il existe quelques moyens simples d'adresser ces questions et d'apporter des changements sur le lieu de travail. N'oubliez pas que le changement s'opère avec le temps et que de petits pas dans la bonne direction peuvent avoir un impact significatif au fil du temps.   

Lorsque nous apportons des changements à notre organisation, il est important de déterminer d'abord où se situent les problèmes (si présent), et de trouver des solutions créatives à ces problèmes. Il convient donc de se faire une idée des besoins et des préoccupations de votre équipe ou de vous-même en matière de santé mentale et de déterminer les ressources disponibles. Par exemple, appelez notre Programme d'aide aux employés et à leur famille (PAEF) pour en connaître plus un sujet qui vous intéresse. En appelant notre PAEF, vous pouvez vous familiariser avec le service et cela permet également de partager une expérience vécue avec les personnes à qui vous recommandez le service et de réduire la stigmatisation liée à l'utilisation du service.   

Cette étape est une séance de remue-méninges visant à trouver le plus grand nombre possible de mots représentant le soutien psychologique et social. Prenez 2 à 3 minutes pour que le groupe partage ses suggestions et ses réflexions sur ces trois questions:   

• Quelles sont les pratiques actuelles qui fonctionnent bien et qui favorisent le soutien psychologique et social?  
• Quelles sont les pratiques actuelles que nous devrions arrêter ou améliorer?  
• Que signifie pour vous le soutien psychologique et social?    

Si vous organisez une réunion virtuelle, vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour créer facilement un nuage de mots (Word Cloud):  

• Créez une réunion dans votre calendrier Outlook  
• Allez à votre calendrier Teams, ouvrez l'invitation à la réunion en plein écran
• Cliquez sur le signe +, qui se trouve en haut à côté de Q&R
• À partir de là, ajoutez l'application "Forms" et enregistrez 
• Cliquez sur l'onglet "Sondages" (Polls)  et choisissez l'option "+ Nouveau sondage" (New Poll) 
• Sélectionnez ensuite "Nuage de mots" (Word Cloud) et écrivez vos questions

Voici quelques exemples d’un seul mot pour stimuler l’équipe: Soutien, Comprendre, Gestion du stress, Ressources, Accommodement. 

Une fois le nuage de mots complété, proposez des actions spécifiques qui illustreraient positivement chaque mot. Soyez pratique et raisonnable. Prévoyez au moins une action pour chaque mot. 

Par exemple:

• Soutien: Former un ou plusieurs membre du personnel  ou du corps professoral à devenir des pairs efficaces et/ou identifier les services actuellement disponibles pour soutenir la santé psychologique 
• Comprendre: Proposer une formation de sensibilisation à la santé mentale pour tous
• Gestion du stress:  Partager des conseils sur la gestion du stress lors des réunions d'équipe. Par exemple, partager des stratégies personnelles de gestion du stress au travail.   
• Ressources: Transmettre des ressources à tous les membres de l'équipe
• Accommodement: s'assurer que tous les membres de l'équipe connaissent l'existence de l'équipe Santé et mieux-être des ressources humaines, qui offre un soutien

Lors de l'élaboration de votre plan, chaque action doit être   

• Observable : elle doit pouvoir être vue ou entendue  
• Mesurable : dans quelle mesure elle fait une différence positive   
• Raisonnable : les gestionnaires doivent avoir le temps et les ressources nécessaires pour la mettre en œuvre et elle doit être raisonnable pour les membres du personnel et du corps professoral
• Pertinente : elle a du sens et tout le monde peut l'adopter

Demandez-vous également si les idées doivent être approuvées par la haute gestion, si elles nécessitent un financement que vous n'avez pas encore, ou si elles sont contraires à une convention collective, à une politique ou à un contrat.   

Pour passer à l'action, nous vous recommandons de réfléchir de manière critique à ces actions et d'en choisir une sur laquelle vous vous mettrez d'accord pour commencer. En fonction de la taille de votre groupe, nous suggérons des groupes de 3 à 4 personnes pour permettre une discussion en petits groupes, soit autour d'une table, soit dans une salle de réunion en ligne.   Voir au bas de la page les instructions pour la mise en place de salles de réunion.     

Les 3 actions préférées:   

1. __________________________  
2. __________________________  
3. __________________________  

Une fois que ces trois actions ont été décidées, cherchez une solution rapide pour commencer. Demandez au groupe de voter pour une action que vous voulez que votre gestionnaire/équipe entreprenne. Nous recommandons que les critères soient les suivants:  

• Être peu ou pas coûteuse  
• Être relativement facile à adopter par votre gestionnaire/équipe dès maintenant  
• N'enfreint aucune politique ni aucun contrat de l'Université d'Ottawa  
• Avoir l'impact souhaité sur le soutien psychologique et social  

N'oubliez pas que les autres idées peuvent aussi être envisagées plus tard par votre gestionnaire/équipe!  

Instructions pour la salle de réunion (Breakout Rooms) dans Teams 

1. Créez une réunion dans votre calendrier Outlook 
2. Allez dans votre calendrier Teams, ouvrez l'invitation à la réunion en plein écran. 
3. Allez dans "Salles de réunion" (Breakout rooms) et sélectionnez "Créer des salles" (Create rooms) 
4. Dans le menu déroulant, choisissez le nombre de salles que vous souhaitez créer. 
5. Sélectionnez "Attribuer des participants" (Assign participants) et choisissez si vous souhaitez que les membres du personnel soient affectés aux salles automatiquement ou manuellement
6. Dès que la réunion commence, vous pouvez ouvrir les salles de réunion

Quels sont les obstacles potentiels à l'adoption de cette action et comment pouvons-nous les surmonter?  Votre tâche actuelle consiste à faire un remue-méninges sur les défis potentiels avant qu'ils ne surviennent. N'oubliez pas de ne pas parler d'individus ou de personnalités. Votre tâche consiste à proposer des idées constructives et utiles pour contribuer à la réussite de l'action.