Un résident souhaitant résilier son Contrat de résidence pour des raisons médicales doit fournir un certificat médical ainsi que des documents justificatifs émanant d’un professionnel de la santé, précisant les besoins en matière d’accommodements et de mesures adaptatives qui ne peuvent plus être satisfaits en résidence.
La présentation d’un certificat médical et des documents justificatifs ne garantit pas automatiquement l’approbation de la demande de résiliation, et des documents supplémentaires pourraient être exigés. Le Service du logement recommande vivement aux étudiants et à leurs parents de chercher un remplaçant (voir le processus de reprise), car cette option peut augmenter les chances de résilier plus rapidement le contrat de logement.
Comprendre les politiques d’annulation du contrat de logement
Une fois la date limite d’annulation passée, il est important de noter qu’annuler un contrat de logement n’est pas la même chose que se retirer de l’Université. Les étudiants et les parents doivent savoir qu’en acceptant un contrat de logement, les termes du Contrat de résidence deviennent légalement contraignants. Une fois la date limite passée, les résidents sont responsables de tous les frais de résidence stipulés dans l’offre de logement, le Contrat de résidence, le Code de conduite et les procédures disciplinaires jusqu’à ce qu’une résiliation soit approuvée.
Étapes pour soumettre une demande de résiliation pour raisons médicales
Utilisez les ressources sur le campus à votre disposition
Dans la plupart des cas, les étudiants qui soumettent une demande de résiliation pour raisons médicales sans consulter les ressources sur le campus risquent un refus de la part du Service du logement. Cependant, ceux qui utilisent les options d’assistance sur le campus et dans la communauté réussissent souvent à poursuivre leurs études tout en restant en résidence. Voici quelques ressources à votre disposition :
- Discutez de votre situation avec votre conseiller communautaire.
- Consultez les divers services et ressources de bien-être sur le campus.
- Consultez le Centre de santé et de bien-être étudiant.
- Consultez le Soutien académique.
- Consultez l’équipe de gestion de cas.
Soumettre une demande de résiliation
Dans le portail du logement, soumettez une demande de résiliation via le bouton « Demandes » et joignez tous les documents pertinents au Service du logement.
Envoyer la documentation médicale
Fournissez une documentation signée par un professionnel de la santé qui a traité votre condition, pour évaluer vos besoins en matière d’accommodements. La note médicale doit démontrer que l’Université ne peut pas fournir les ressources ou accommodements nécessaires pour que l’étudiant reste en résidence. Veuillez envoyer votre note médicale directement à [email protected].
Exemples de notes médicales qui ne seront pas automatiquement approuvées
Dans de nombreux cas, les notes médicales reçues ne précisent pas les soutiens et accommodements nécessaires, ce qui nous oblige à les rejeter. Cela peut être frustrant et entraîner des retards. De plus, si le Comité d’examen du logement détermine que la condition médicale aurait permis à un résident de rester en résidence, la demande pourrait être rejetée.
Voici quelques exemples de notes médicales insuffisantes :
- « John doit quitter pour raisons médicales. »
- « John souffre d’anxiété sévère et ne pourra pas rester en résidence. »
- « John doit quitter en raison d’un handicap physique sévère. »
- « John doit retourner chez lui pour des raisons de santé. »
Note : Une note médicale acceptable démontre clairement que l’Université est dans l’incapacité de fournir les ressources ou accommodements nécessaires pour votre condition et/ou qu’aucun traitement n’est disponible à Ottawa.
Trouver quelqu’un pour reprendre votre chambre
Veuillez suivre les instructions détaillées sur la page Reprise et sous-location.
Compléter le formulaire de départ
Avant de quitter la résidence, vous devez vous rendre à la réception et les informer de votre départ. Vous devrez également remplir le formulaire de départ et retourner toute clé physique qui vous a été remise (le cas échéant).
Note : Compléter le formulaire de départ n’implique pas une approbation pour une résiliation anticipée, mais est obligatoire lors de votre déménagement hors de la résidence. Autrement, des frais seront portés à votre compte.
Faire appel d’une demande de résiliation pour raisons médicales
Le Service du logement a établi un processus d’appel pour les étudiants dont la demande de résiliation pour raisons médicales a été refusée. Un Comité d’appel est en place pour permettre aux étudiants de contester ce refus. Le Comité se réunit selon les besoins, en fonction du nombre d’appels reçus.
Si votre première demande de résiliation pour raisons médicales est refusée, vous êtes éligible à UN appel.
Étapes pour soumettre un appel
Avant de soumettre un appel, les étudiants doivent d’abord avoir reçu un refus de résiliation basé sur des raisons médicales pour le contrat de logement.
- Pour soumettre une demande d’appel au Comité d’appel, envoyez un courriel à [email protected].
- La demande d’appel doit inclure une lettre détaillant les circonstances entourant la base de l’appel, c’est-à-dire pourquoi le refus du Service du logement devrait être renversé ou modifié, ainsi que la résolution souhaitée. Tous les documents justificatifs (lettre de tierce partie, etc.) et/ou preuves de la demande d’exemption doivent être joints à la lettre.
- Si la documentation médicale a été jugée insuffisante, veuillez soumettre une copie mise à jour.
- Des documents supplémentaires pourraient être requis pour traiter la demande d’appel. L’étudiant doit inclure les informations suivantes dans la lettre afin de pouvoir être contacté si nécessaire :
- Numéro d’étudiant
- Adresse postale
- Numéro de téléphone
- Adresse courriel
- Toute information supplémentaire demandée par écrit par le Comité doit être fournie dans un délai de sept jours calendaires. Le non-respect de ce délai entraînera le rejet de la demande d’appel, qui ne sera pas soumise à une nouvelle demande.
- Une demande d’appel peut être soumise par l’étudiant uniquement ou par un parent ou tuteur désigné dans le formulaire d’autorisation de tierce partie du logement.
Fonctionnement du processus d’appel
- À la réception de la demande d’appel, une copie de tous les documents sera fournie aux membres du Comité d’appel, et le destinataire accusera réception de la demande dans un délai de 72 heures ouvrables.
- Un appel peut être déposé pour un refus de remboursement/résiliation applicable à l’année académique en cours ou précédente uniquement. L’étudiant doit déposer la demande d’appel et toute nouvelle documentation justificative dans les 30 jours suivant la confirmation écrite du refus de résiliation par le Service du logement. Aucun appel ne sera examiné après la date limite de 30 jours.
- Le Comité d’appel dispose d’un mois pour examiner la demande et fournir sa décision finale par courriel. Toutefois, si le Comité décide que des informations supplémentaires sont nécessaires avant de rendre une décision, celle-ci sera rendue dans un délai d’un mois après la réception de tous les documents demandés.
- Il convient de noter que le début d’un nouveau trimestre est particulièrement chargé, ce qui peut prolonger le délai d’attente.
- La décision du Comité est finale et ne peut faire l’objet d’un nouvel appel.
- Si l’étudiant décide de retirer son appel, il doit le faire en envoyant un courriel à [email protected]. Sinon, le processus se poursuivra, et le Comité prendra une décision sur l’appel.
- Si l’appel est accordé, le processus de crédit/remboursement sera expliqué à l’étudiant. Si le solde du compte de l’étudiant présente un montant dû, tout crédit sera appliqué à ce montant avant tout remboursement.
