Activité d'équipe

Nous recommandons de visionner la vidéo de façon individuelle avant la réunion ou durant la rencontre en équipe. 

Réfléchissez aux pratiques actuelles qui fonctionnent bien et à celles qui doivent être arrêtées pour vous et pour l'équipe.  

Pour les pratiques à améliorer:  

• Se concentrer sur l’avenir et non le passé 
• Offrir des suggestions d’amélioration constructives 
• Discuter d’idées et non de personnes 
• Permettre à chacun d’apporter sa contribution 

Lors de cette étape, trouvez des termes qui expriment la gestion de la charge de travail. Prenez 2-3 minutes pour que le groupe partage ses suggestions et ses réflexions sur ces trois questions : 

• Quelles sont les pratiques actuelles qui fonctionnent bien et qui favorisent la gestion de la charge de travail ? 
• Quelles sont les pratiques actuelles que nous devons arrêter ou améliorer ? 
• Que signifient pour vous la gestion de la charge de travail ? 

Si vous organisez une réunion virtuelle, vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour facilement créer un nuage de mots (Word Cloud) :  

1. Créez une réunion dans votre calendrier Outlook 
2. Allez dans votre calendrier Teams, ouvrez l'invitation à la réunion en plein écran. 
3. Cliquez sur le signe +, qui se trouve en haut à côté de Q&R. 
4. À partir de là, ajoutez le programme "Forms" et sauvegardez. 
5. Cliquez sur l'onglet "Sondages" (Polls) et choisissez l'option "+ Nouveau sondage" (New Poll)
6. Sélectionnez ensuite "Nuage de mots" (Word Cloud) et écrivez vos questions. 

Voici quelques exemples d’un seul mot pour stimuler l’équipe: gestion des priorités, flexibilité, planification, efficacité.  

Une fois le nuage de mots complété, proposez des actions spécifiques qui illustreraient positivement chaque mot. Soyez pratique et raisonnable. Prévoyez au moins une action pour chaque mot. 

Voici des exemples:    

• Gestion des priorités: révision des tâches / projets et leur niveau d'importance

• Flexibilité: capacité de s'ajuster à des changements

• Planification: préparation pour les périodes de pointe

• Efficacité: révision d'un process 

Lors de l'élaboration de votre plan, chaque action doit être :   

• Observable : il faut pouvoir la voir ou l'entendre  
• Mesurable : dans quelle mesure elle fait une différence positive   
• Raisonnable : les dirigeants doivent avoir le temps et les ressources nécessaires pour la mettre en œuvre et elle doit être raisonnable pour les membres du personnel et corps professoral.   
• Pertinente : elle a du sens et tout le monde peut l'adopter.  

Examinez également si les idées doivent être approuvées par la haute gestion, si elles nécessitent un financement dont vous ne disposez pas encore ou si elles sont contraires à une convention collective, à une politique ou à un contrat.   

Commencez par identifier les pratiques actuelles à poursuivre avant de passer à l'action. Une fois que vous êtes prêts à passer à l'action, nous vous recommandons de réfléchir de manière critique à ces actions. En fonction de la taille de votre groupe, nous vous suggérons de former des groupes de 3 à 4 personnes afin de permettre une discussion en petits groupes, soit autour d'une table, soit dans une salle de réunion en ligne. Voir au bas de la page les instructions pour la mise en place de salles de réunion.     

Les 3 actions préférées:   

1. __________________________  
2. __________________________  
3. __________________________  

Une fois que ces trois actions ont été décidées, cherchez une solution rapide pour commencer. Demandez au groupe de voter pour une action que vous voulez que votre gestionnaire/équipe entreprend. Nous recommandons que les critères soient les suivants:  

• Être peu coûteuse ou gratuite  
• Être relativement facile à adopter par votre gestionnaire/équipe dès maintenant  
• N'enfreint aucune politique ou contrat de l'Université d'Ottawa  
• A l'impact que vous souhaitez avoir sur la gestion de la charge de travail.   

N'oubliez pas que les autres idées peuvent aussi être envisagées plus tard par votre gestionnaire/équipe! 

Instructions pour la salle de réunion (Breakout rooms)

1. Créez une réunion dans votre calendrier Outlook 
2. Allez dans votre calendrier Teams, développez l'invitation à la réunion en plein écran. 
3. Allez dans Salles de réunion et sélectionnez Créer des salles. 
4. Dans le menu déroulant, choisissez le nombre de salles que vous souhaitez créer. 
5. Sélectionnez "attribuer des participants" et choisissez si vous souhaitez que les membres du personnel et corps professoral soient affectés aux salles automatiquement ou manuellement. 
6. Dès que la réunion commence, vous pouvez ouvrir les salles de réunion. 

Quels sont les obstacles potentiels à l'adoption de cette action et comment pouvons-nous les surmonter ? Votre tâche actuelle consiste à faire un remue-méninges sur les défis potentiels avant qu'ils ne se présentent. N'oubliez pas de ne pas parler d'individus ou de personnalités. Votre tâche consiste à proposer des idées constructives et utiles pour contribuer à la réussite de l'action.   

Commencez par des mesures simples qui portent rapidement leurs fruits, et réévaluez fréquemment la charge de travail dans une optique d’amélioration continue. Prenez en considération les différents points de vue : ceux des membres du personnel et corps professoral, de l’équipe et de la gestion.

La mise en contexte

• Quels problèmes la charge de travail pose-t-elle et quelles en sont les origines? Quelles informations contextuelles peuvent vous aider à comprendre la situation?
• Les exigences et attentes liées au poste sont-elles clairement énoncées? Ont-elles évolué?
• Y a-t-il d’autres paramètres susceptibles de mieux éclairer la situation?
• La situation a-t-elle des répercussions sur d’autres personnes? Qui d’autre pourrait participer à la recherche de solutions ou à l’élimination des obstacles?
• Quelles ressources et mesures de soutien seraient utiles?
• Comment pourrait-on améliorer la situation?
• Avons-nous toutes les cartes en main pour réussir? À quelle fréquence devrions-nous réévaluer nos pratiques?
• Autre: _____

Voici quelques points pour vous aider à orienter votre action :

• Les attentes sont-elles clairement énoncées?
• Évaluer les priorités actuelles. Déterminer les priorités à maintenir, et celles qu’on peut mettre de côté ou rayer de la liste:
  • Bien distinguer les tâches importantes et les tâches urgentes.
• Les priorités sont-elles clairement énoncées? Lesquelles faut-il garder, supprimer ou mettre en suspens?
• Les échéances sont-elles raisonnables?
• Peut-on éliminer certaines tâches superflues?
• Peut-on éliminer certaines sources de distraction ou d’interruption?
• Le travail est-il réparti équitablement?
• Les membres du personnel et corps professoral ont-ils une certaine liberté dans l’exécution de leurs tâches (prise de décision, échéanciers, permissions, etc.)?
• Les attentes des clientes et clients sont-elles raisonnables?
• Y a-t-il moyen d’améliorer les processus?
• Pourrait-on mieux s’organiser en prévision des périodes de pointe?
• Peut-on utiliser les technologies pour améliorer la communication, l’exécution des tâches, etc.?
• Avons-nous besoin d’équipement ou de ressources pour rehausser notre efficacité?
• Pourrait-on abréger les réunions?
• Il est judicieux d’établir une étiquette pour l’utilisation du courriel:
  • Éviter de répondre à tous.
  • Ne pas envoyer de réponse à une demande de réunion qui a été acceptée.
• Prévoir des tranches horaires ou des journées consacrées à une tâche précise.
• Dans le cadre des rencontres annuelles de gestion du rendement, discuter de la charge du travail et la réévaluer régulièrement.
• Autre: _____