Activité d'équipe

 Nous recommandons de visionner la vidéo de façon individuelle avant la réunion ou durant la rencontre en équipe

 Réfléchissez aux pratiques actuelles qui fonctionnent bien et à celles qui doivent être arrêtées pour vous et pour l'équipe.

 Pour les pratiques à améliorer:

•  Se concentrer sur l’avenir et non le passé
• Offrir des suggestions d’amélioration constructives
•  Discuter d’idées et non de personnes
• Permettre à chacun d’apporter sa contribution

Lors de cette étape, trouvez des termes qui expriment l’équilibre. Prenez 2-3 minutes pour que le groupe partage ses suggestions et ses réflexions sur ces trois questions :

• Quelles sont les pratiques actuelles qui fonctionnent bien et qui favorisent l'équilibre?
• Quelles sont les pratiques actuelles que nous devons arrêter ou améliorer?
• Que signifient pour vous l’équilibre?

Si vous organisez une réunion virtuelle, vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour facilement créer un nuage de mots (Word Cloud):

1. Créez une réunion dans votre calendrier Outlook
2. Allez dans votre calendrier Teams, ouvrez l'invitation à la réunion en plein écran.
3. Cliquez sur le signe +, qui se trouve en haut à côté de Q&R.
4. À partir de là, ajoutez le programme "Forms" et sauvegardez.
5. Cliquez sur l'onglet "Sondages" et choisissez l'option "+ Nouveau sondage" (New Poll)
6. 6. Sélectionnez ensuite "Nuage de mots" (Word Cloud) et écrivez vos questions.

Voici quelques exemples d’un seul mot pour stimuler l’équipe: flexibilité, gentillesse, réserver du temps de travail, limites claires

Une fois le nuage de mots complété, proposez des actions spécifiques qui illustreraient positivement chaque mot. Soyez pratique et raisonnable. Prévoyez au moins une action pour chaque mot.

Voici des exemples:

• Flexibilité - se remplacer mutuellement lorsque c'est possible
• Gentillesse - proposer son aide lorsque quelqu'un a du mal à respecter un délai.
• Réserver du temps de travail - réserver collectivement du temps pour réduire les interruptions
• Limites claires - modifier les horaires de travail et le moment où l'on obtiendra une réponse.

Lors de l'élaboration de votre plan, chaque action doit être :

• Observable : il faut pouvoir la voir ou l'entendre
• Mesurable: dans quelle mesure elle fait une différence positive
• Raisonnable: les dirigeants doivent avoir le temps et les ressources nécessaires pour la mettre en œuvre et elle doit être raisonnable pour les membres du personnel et du corps professoral.
• Pertinente: elle a du sens et tout le monde peut l'adopter.

Examinez également si les idées doivent être approuvées par la haute gestion, si elles nécessitent un financement dont vous ne disposez pas encore ou si elles sont contraires à une convention collective, à une politique ou à un contrat.

Commencez par identifier les pratiques actuelles à poursuivre avant de passer à l'action. Une fois que vous êtes prêts à passer à l'action, nous vous recommandons de réfléchir de manière critique à ces actions. En fonction de la taille de votre groupe, nous vous suggérons de former des groupes de 3 à 4 personnes afin de permettre une discussion en petits groupes, soit autour d'une table, soit dans une salle de réunion en ligne. Voir au bas de la page les instructions pour la mise en place de salles de réunion.

Les 3 actions préférées :

1. __________________________

2. __________________________

3. __________________________

Une fois que ces trois actions ont été décidées, cherchez une solution rapide pour commencer. Demandez au groupe de voter pour une action que vous voulez que votre gestionnaire entreprenne. Nous recommandons que les critères soient les suivants

• Être peu coûteuse ou gratuite
• Être relativement facile à adopter par votre gestionnaire dès maintenant
• N'enfreint aucune politique ou contrat de l'Université d'Ottawa
• A l'impact que vous souhaitez avoir sur l’équilibre.

N'oubliez pas que les autres idées peuvent aussi être envisagées plus tard par votre gestionnaire!

Instructions pour la salle de réunion (Breakout Room)

1. Créez une réunion dans votre calendrier Outlook
2. Allez dans votre calendrier Teams, développez l'invitation à la réunion en plein écran.
3. Allez dans Salles de réunion et sélectionnez Créer des salles.
4. Dans le menu déroulant, choisissez le nombre de salles que vous souhaitez créer.
5. Sélectionnez Attribuer des participants et choisissez si vous souhaitez que les membres du personnel et du corps professoral soient affectés aux salles automatiquement ou manuellement.
6. Dès que la réunion commence, vous pouvez ouvrir les salles de réunion.

Quels sont les obstacles potentiels à l'adoption de cette action et comment pouvons-nous les surmonter ? Votre tâche actuelle consiste à faire un remue-méninge sur les défis potentiels avant qu'ils ne se présentent. N'oubliez

pas de ne pas parler d'individus ou de personnalités. Votre tâche consiste à proposer des idées constructives et utiles pour contribuer à la réussite de l'action.