Activité d'équipe

Nous recommandons de visionner la vidéo de façon individuelle avant la réunion ou durant la rencontre en équipe. 

Réfléchissez aux pratiques actuelles qui fonctionnent bien et à celles qu'il faut arrêter pour vous et pour l'équipe. 

Cherchez les points à améliorer :

• Concentrez-vous sur l'avenir et non sur le passé
• Proposer des suggestions d'amélioration constructives
• Discutez des idées, pas des individus
• Donner à chacun la possibilité de contribuer

Cette étape est une séance de remue-méninge visant à mettre autant de mots que possibles qui représentent un leadership et des attentes clairs. Prenez 2 à 3 minutes pour que le groupe partage les pratiques actuelles qui fonctionnent bien et les actions à améliorer. 

Vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour créer facilement un nuage de mots (Word Cloud):

1. Créez une réunion dans votre calendrier Outlook
2. Allez à votre calendrier Teams, ouvrez l'invitation à la réunion en plein écran
3. Cliquez sur le signe +, qui se trouve en haut à côté de Q&A
4. À partir de là, ajoutez l'application "Forms" et enregistrez
5. Cliquez sur l'onglet "Sondages" (Polls) et choisissez l'option "+ Nouveau sondage" (New Poll")
6. Sélectionnez ensuite "Nuage de mots" (Word Cloud) et écrivez vos questions

Par exemple, pour votre premier nuage de mots, écrivez "En un mot, quelles sont les pratiques actuelles qui fonctionnent bien ?’’ Puis, dans votre deuxième nuage de mots, écrivez : "En un mot, que signifie pour vous un leadership et des attentes clairs ?’’

 Voici quelques exemples de mots pour stimuler l'équipe : Authentique, Clair, Raisonnable

• Authentique : Dit ce qu'il pense et pense ce qu'il dit
• Clair : Vérifie que je comprends parfaitement ce que l'on attend de moi lorsqu'on me confie une nouvelle tâche
• Raisonnable : Laisse le temps d'apprendre

Lors de l'élaboration de votre plan, chaque action doit être 

• Observable: elle doit pouvoir être vue ou entendue
• Mesurable: dans quelle mesure elle fait une différence positive 
• Raisonnable: les gestionnaires doivent avoir le temps et les ressources nécessaires pour la mettre en œuvre et elle doit être raisonnable pour les membres du personnel et du corps professoral
• Pertinente: elle a du sens et tout le monde peut l'adopter

Considérez également si les idées doivent être approuvées par la haute gestion, si elles nécessitent un financement dont vous ne disposez pas encore ou si elles contreviennent à une convention collective, à une politique ou à un contrat. 

Commencez par identifier les pratiques actuelles à poursuivre avant de passer à l'action. Une fois que vous êtes prêts à passer à l'action, nous vous recommandons de réfléchir de manière critique à ces actions et d'en choisir une sur laquelle vous vous mettrez d'accord pour commencer. En fonction de la taille de votre groupe, nous suggérons des groupes de 3 à 4 personnes afin de permettre une discussion en petits groupes, soit autour d'une table, soit dans une salle de réunion en ligne. Voir au bas de la page les instructions pour la mise en place de salles de réunion.     

Les 3 actions préférées : 

1. __________________________
2. __________________________
3. __________________________

Une fois que ces trois actions ont été décidées, cherchez une solution rapide pour commencer. Demandez au groupe de voter pour une action que vous voulez que votre gestionnaire/équipe entreprenne. Nous recommandons que les critères soient les suivants

• Être peu ou pas coûteuse
• Être relativement facile à adopter par votre gestionnaire/équipe dès maintenant
• N'enfreint aucune politique ni aucun contrat de l'Université d'Ottawa
• A l'impact que vous souhaitez avoir sur la clarté du leadership et des attentes

N'oubliez pas que les autres idées peuvent également être envisagées plus tard par votre gestionnaire/équipe!

Instructions pour la salle de réunion (Breakout Rooms) 

1. Créez une réunion dans votre calendrier Outlook 
2. Allez dans votre calendrier Teams, développez l'invitation à la réunion en plein écran 
3. Allez dans "Salles de réunion" (Breakout Room) et sélectionnez "Créer des salles" (Create new) 
4. Dans le menu déroulant, choisissez le nombre de salles que vous souhaitez créer
5. Sélectionnez "Attribuer des participants" (Assign participants) et choisissez si vous souhaitez que les membres du personnel soient affectés aux salles automatiquement ou manuellement. 
6. Dès que la réunion commence, vous pouvez ouvrir les salles de réunion. 

Quels sont les obstacles potentiels à l'adoption de cette action et comment pouvons-nous les surmonter ? Votre tâche actuelle consiste à faire un remue-méninges sur les défis potentiels avant qu'ils ne se présentent. N'oubliez pas de ne pas parler d'individus ou de personnalités. Votre tâche consiste à proposer des idées constructives et utiles pour contribuer à la réussite de l'action.