Processus d’appel relatif au U-Pass

Avant de soumettre une demande d’appel au Comité d’appel du U-Pass, les étudiants doivent d’abord avoir reçu un refus à une demande d’exemption au U-Pass.

• Pour présenter une demande d’appel au Comité d’appel du U-Pass, il faut envoyer un courriel au Service de la carte uOttawa à [email protected] . Le courriel doit mentionner en objet : Demande d’appel relative au U-Pass.
• La demande d’appel doit inclure une lettre détaillant toutes les circonstances entourant le cas qui fait l’objet de l’appel, le fondement de l’appel, c’est-à-dire les raisons pour lesquelles le refus du Service des cartes de l’Université d’Ottawa devrait être renversé ou modifié, et la solution attendue. Tous les documents justificatifs (lettre d’un tiers, etc.) et/ou la preuve de la demande d’exemption doivent être joints à la lettre.
• Il est possible que des documents supplémentaires soient nécessaires pour traiter la demande d’appel. L’étudiant veillera à inclure dans la lettre les informations suivantes afin de pouvoir être contacté, le cas échéant :
  • Numéro d’étudiant
  • Adresse postale
  • Numéro de téléphone
  • Adresse courriel
• Tout renseignement supplémentaire demandé par écrit par le comité doit lui être acheminé dans les 7 jours calendiers. Le non-respect de ce délai entraînera le rejet de la demande d’appel, qui ne pourra faire l’objet d’une deuxième demande d'appel.
• Une demande d’appel doit être présentée que par l’étudiant. Toute demande d’appel présentée par un tiers au nom d’un étudiant inscrit sera refusée.

• Dès que la demande d’appel sera reçue, une copie de tous les documents sera fournie aux membres du Comité d’appel du U-Pass
• Une demande d’appel peut être déposée pour un refus d’exemption qui s’applique au trimestre en cours ou au trimestre précédent
• Le Comité d’appel du U-Pass dispose d’un mois pour examiner la demande d’appel et faire part de sa décision par courriel
• La décision du Comité sera transmise à l’étudiant par courriel au cours de la semaine suivant la réunion où l’appel a été présenté. Toutefois, si le Comité décide qu’il faut plus d’informations avant de pouvoir se prononcer, la décision sera rendue à sa prochaine réunion
• Il faut noter que la période des inscriptions et le début d’une nouvelle session sont particulièrement occupés, ce qui peut prolonger les délais d’attente
• La décision du Comité est définitive et ne peut faire l’objet d’un autre appel
• Les appels seront évalués en fonction des exigences en vigueur, négociées dans le cadre de l’accord U-Pass. Le Comité n’a ni le droit ni le mandat de modifier ou de changer les exigences de l’entente en vigueur. Sa décision définitive sera basée sur l’entente et les clauses spécifiques en vigueur, telles qu’elles s’appliquent à la demande d’exemption.
• Si l’étudiant décide de retirer son appel, il doit le faire par courriel adressé au Service de la carte de l’Université d’Ottawa. Dans le cas contraire, le processus suivra son cours et le Comité prendra une décision relative à l’appel.
• Si une décision favorable à l’appel est prise, les raisons de cette décision seront transmises à l’étudiant. Un crédit des frais relatifs au U-Pass sera appliqué au compte de l’étudiant à la date à laquelle la demande d’exemption a été refusée. L’étudiant recevra un remboursement proportionnel. Le remboursement pourrait prendre une forme autre qu’un crédit appliqué au compte étudiant.

Le Comité d’appel du U-Pass sera composé des membres suivants :

• Un (1) membre du Service de la carte de l’Université d’Ottawa
• Un (1) membre du Syndicat des étudiants de l’Université d’Ottawa (SÉUO)
• Un (1) membre de l’Association des étudiants diplômés de l’Université d’Ottawa (GSAÉD)